Impacto directo: sin data no hay optimización

No tener datos precisos de impresión afecta directamente a la empresa en tres áreas críticas:

1. Imposible medir el ROI (Retorno de Inversión)

Si no sabes cuánto gastas en impresoras, tóner, reparaciones o paradas operativas, no puedes determinar:

• Si tus equipos son rentables

• Si conviene comprarlos o rentarlos

• Si estás gastando de más

• Si el proceso aporta valor o solo genera costos

Sin datos, no hay forma de justificar inversiones.

2. No puedes identificar fugas de dinero

Cuando no se monitorea el gasto:

• El tóner se compra sin control

• Las reparaciones se vuelven reactivas

• Los equipos obsoletos consumen más

• Se duplican impresiones innecesarias

Las fugas pueden aumentar el costo total hasta un 30% sin que la empresa lo note.

3. No existe capacidad de optimizar procesos

Sin información clara, la empresa no puede:

• Elegir el equipo adecuado

• Prevenir fallas

• Reducir consumos

• Automatizar flujos

• Controlar quién imprime y qué

En otras palabras: se imprime más, se gasta más y se pierde más tiempo.

¿Por qué pasa esto?

Estas son las causas más comunes:

• No existen reportes automáticos de impresión

• Se usan múltiples proveedores sin unificación

• Equipos antiguos sin monitoreo

• Las compras de tóner se hacen de manera reactiva

• Falta de control interno de costos

La empresa gasta, pero no sabe cuánto… ni por qué.

La solución: gestión y monitoreo inteligente

Implementar un sistema de control o servicios gestionados permite:

✔️ Monitoreo en tiempo real del consumo
✔️ Control de tóner y mantenimiento
✔️ Reportes automáticos mensuales
✔️ Reducción de costos entre 20% y 35%
✔️ Eliminación de gastos ocultos
✔️ Decisiones basadas en datos reales

Con datos, tu empresa deja de navegar a ciegas y comienza a optimizar.

Conclusión

El 70% de las empresas opera sin conocer su gasto real en impresión, lo que afecta directamente su ROI y su capacidad de optimizar recursos.
La clave no es imprimir menos, sino tener información clara y gestionada para tomar decisiones estratégicas.